阅读写作工具合辑 | 02-文献管理

“高效的文献管理可以让科研事半功倍。”

不知道有没有同学在日常科研中是这样管理文献的 👇

乍一看，按文件夹分类分的挺好，查找也方便，这确实值得肯定。但问题在于，很多文献太久不读就会忘记里面的内容，每次需要打开pdf看文章里面的图片、标题、注释才能逐渐回忆起来。

另外，文献的年份、作者、机构等信息都需要打开pdf才能查看（除非你有按年份-作者-标题命名文件的习惯），文献一多之后，很难把握文献之间的关系。

因此，一个好的文献管理软件就显得非常重要了，因为它可以帮你以一种非常直观、高效的方式管理你的文献。

这篇文章会从以下几个方面分享一下自己的使用心得：

– 文献题录下载及导入

– Zotero软件的基本使用

– Zotero的数据同步功能

– Zotero插件的使用

– 文献数据库的分享

– Endnote数据库导入Zotero

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文献题录下载及导入

题录信息一般包含了文献的篇名、著者、机构和文献来源等信息，题录可用于文献的管理，如排序、分类等，论文撰写时也需要将题录信息按照期刊要求的格式列在参考文献区，由此可见，准确、完整的题录信息对于文献管理非常重要。一般情况下，文献的题录信息都可以在论文原文中找到，如下所示：

上面这篇文章的开头包含标题、作者、出版日期、doi（DigitalObject Unique Identifier，数字对象唯一标识符，相当于文献的身份证号码）以及出版日期，再看第一页底部：

底部包含了文章的起始页码（最后一页为终止页码）、期刊名、卷号（部分期刊有期号，如Issue: 7）以及出版时间。

虽然这些信息可以在原文中找到，但各家期刊的排版风格都不一致，如果要一个一个找未免太过麻烦，所以目前大多数文献检索网站都支持题录信息的直接导出，比如下面这个：

下载后会得到一个ris文件，那么里面都写了啥呢？让我们用文本编辑器打开看看。

可以看到有很多行信息，其中前面的两位字母都是项的缩写，常见的缩写含义对照列举如下：

缩写	全称	含义
TY	Type	文献类型
AU	Author	作者
PY	Publication year	出版年
DA	Date	出版日期
TI	Title	标题
JO	Journal	期刊名
SP	Start Page	起始页
EP	End Page	终止页
VL	Volume number	卷号
IS	Issue number	期号
AB	Abstract	摘要
SN	ISBN/ISSN	国际标准书号国际刊号
UR	URL	网址
DO	DOI

除ris的格式以外，有的网站还会给出其他题录格式供你选择，下图为Web of Science支持导出的格式：

根据我的经验，如果你用的是Endnote管理文献的话，可以选择导出Endnote格式（上图中的Endnote Desktop），那么将得到一个ciw文件，有的网站导出至Endnote时会得到一个enw文件（如Semantic Scholar网站）。当然也可以直接选择导出RIS格式，这个格式对各种文献管理软件的兼容性比较好，我一般都选这个。

题录文件下载完之后，当然不是像上面这样用文本编辑器打开使用的，而是需要导入你使用的文献管理软件。一般情况下，双击题录文件即可自动导入软件，或者在软件中选择导入即可。

比如将enw文件导入Endnote：

或者将ris文件导入Zotero：

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Zotero软件的基本使用

现在题录文件有了，并且刚刚分别利用Endnote和Zotero软件演示了题录导入的方法，那么文献管理软件应该如何选择呢？Endnote还是Zotero？还是其他软件？（小孩子才做选择，我都要）

这几年以来我陆续使用过NoteExpress（大二~大三）、Endnote（大四~研一）和Zotero（~现在）三款软件，虽然不能说Zotero是宇宙第一，但至少是地球第一吧。NoteExpress免费且对中文文献支持较好，Endnote作为老牌软件，功能全面且强大，但Zotero确实各方面都太优秀了，免费、支持数据库多端同步、支持自定义标签、支持多级子目录、结合插件使用体验极佳……

所以本节给大家简单介绍Zotero的基本使用方法（以Zotero 6.0.9 为例）。

Zotero可以直接在官网下载：

Zotero官网：https://www.zotero.org/

（安装步骤此处省略，默认设置即可。）

安装完之后默认有一个“我的文库”群组，可以在这个群组下新建文件夹用于分类管理文献。Zotero支持多级子目录，而Endnote只能做到二级目录。（不过不是很建议分太多级，容易混乱）

文件夹的分类可以按照细分方向分类，或按照不同的研究方法分类。而文件夹的分类跟你文献管理的动机也有关，如果你是为了写一篇研究型论文而特地建立的数据库，需要的文献数量不多（比如二三十篇），那不分类也没关系。如果你建立的数据库以后需要长期使用，那最好还是进行合理分类，可以按照从大到小的层级管理文献。

（其实文献分类可以很好地训练一个人的逻辑性，以后不管是学习还是工作，小到完成一个课题，大到负责一个完整的项目，都可以利用分类/分治的思想将具备同类属性的任务进行合并，进而达到将复杂的任务简单化的效果。）

文件夹分类建立好之后，按之前说的题录导入方法进行导入，就可以得到一个属于自己的文献数据库啦。

软件基本界面如上图所示，左边是文件分类，顶部是菜单栏，中间是所选文件夹下的文献列表，右侧为所选文献的题录信息，左下角为数据库中包含的标签（可自定义）。

中间文献区的列可自定义，在任一列顶部右击即可设置，如下。

右侧题录区可切换为笔记、标签或关联文献区，如下。

其中笔记区（可对应至Endnote的Research Notes栏）可用来记录当前文献的主要研究方法、结论，包括自己的一些所思所想，这样下次再回头看时只需要扫一眼笔记就可以回忆起文献内容。记录的笔记会以附件的形式放在对应的文献下。

Zotero的标签功能也是它的一大亮点（Endnote没有的功能），个人认为这与文件夹分类功能可以起到互补的作用。刚刚说到，虽然Zotero支持多级子目录分类，但不是很建议分太多级，那什么时候我们会情不自禁的想去给他继续分类呢？比如二级目录下两篇文献的研究方法虽然同属一个大类，但仍然有一些差异性，再分类的话可能这个分类下就只有这一篇文献了，那么这个时候我们就可以使用标签功能来对这两篇文章进行标注了。

以结构设计优化领域为例：一级目录为点阵优化设计，二级目录为TPMS点阵，但TPMS点阵还可以分均匀/变密度TPMS点阵，Solid/Sheet型TPMS点阵等，这个时候我们就可以建立“均匀”、“变密度”、“Solid”和“Sheet”四个标签，然后结合文章内容进行打标签分类了。这种方法相对于无下限建立子目录要直观的多。（Zotero还可以对同一篇文献打多个标签哦，如下所示）

除文献导入、分类以外，还有一个问题，就是从网站上下载下来的题录是只包含题录没有全文pdf的，所以还需要额外下载原文pdf文件并作为附件与文献对应，只需将下载的pdf直接拖动至对应的文献上即可。

单从上面的描述会发现文献导入的基本步骤与Endnote差不多，都是下载题录-下载pdf-题录导入软件-添加pdf附件。那有没有更快的办法呢？有的！后面的04-Zotero插件部分会告诉大家如何使用Zotero Scihub插件以及Zotero Connector浏览器插件将文献导入的步骤极致压缩，实现一步到位！

OK，Zotero的基本使用就讲到这儿了，掌握文献导入、分类、记笔记、打标签的话就可以开始愉快的科研了。

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Zotero的数据同步功能

说实话，前面说的功能都不是让我放弃Endnote转用Zotero的真正理由，因为到目前为止，二者的功能基本相似，任取其一均可。真正让我觉得Endnote难用的地方在于，每次在教研室电脑上做完文献整理和笔记添加后，想晚上回宿舍继续偷偷卷（不是），都要把整个文献数据库打包带回宿舍，属实麻烦。

不是没想过其他办法，比如使用网盘软件（比如坚果云）的多端同步功能，可是我为了管理文献还需要再装一个软件去同步它，有点麻烦哎。要是文献管理软件能自己帮我同步就好了，其实Endnote是支持同步功能的，但据说有很多坑，比如不能同步群组Group Set等等。

最后我发现，文献同步，还得是Zotero啊！

首先需要注册自己的Zotero账号，然后在Zotero软件的编辑-首选项中登录账号，之后便可以开启同步。

文献整理完毕后，可通过右击“我的文库”选择同步，或者点击右上角的绿色箭头开始同步，同步需要一段时间，亲测同步上传下载速度都非常快。

看似很不错，但，且慢，如果仅仅按上面这样设置的话，它是会默认同步到Zotero自带的云存储空间的，在Zotero官网登陆之后即可进入自己的云存储空间。那么像Zotero这样良心的软件，我估摸着怎么着也得给我们个免费10G 20G的存储空间吧。点开一看，什么？只有300M？升级空间要加钱？我500篇文献加起来都有2个G了，升级6G方案一年要60刀，我摸了摸本就不存在的钱包并叹了口气。

但，天无绝人之路，可能是考虑到大家都是冲着Zotero的免费来的，当然想一路白嫖到底，所以Zotero给了我们第二个选择——WebDAV。

WebDAV是什么？我也解释不清楚，但没关系，可以理解为就是一个用来进行文件传输的工具，目前支持WebDAV的有坚果云、城通网盘、DropBox等，据说坚果云的WebDAV最好用，网上的教程也基本都推荐的是坚果云，所以我在这里也简单分享一下如何使用坚果云的WebDAV进行文献的同步。（没错，还是用到了坚果云，但没完全用，因为不需要下载它的软件即可完成同步）因为相关同步教程网上已经有很多，所以我只简单概括一下基本步骤。

首先要注册一个坚果云账户，然后在官网点击账户-账户信息，然后切换至安全选项。

在右侧第三方应用管理的下方点击“添加应用”，名称填“Zotero”，这样即可授权给Zotero应用。然后点击显示密码，并复制，待会儿要用到。

打开Zotero，编辑-首选项，文件同步切换为WebDAV，URL填写上图显示的服务器地址，用户名填写坚果云账户（上图色块覆盖部分），密码填刚刚复制的应用密码（注意咯，不是坚果云登录密码哦！很多人这步容易搞错），然后点击验证服务器。

顺利的话，会弹出以下对话框，表示WebDAV设定成功，之后再同步时即可自动同步至坚果云空间。坚果云不是按空间收费，而是按每月流量收费，1GB/月的上传流量，3GB/月的下载流量基本够用了。

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Zotero插件的使用

了解以上功能后，做文献管理已经完全够用，接下来介绍几款插件，可以让Zotero的日常使用更加丝滑。因为相关插件在网上都已经有不少使用介绍了，所以这章只大概介绍一下我目前在使用的几个插件的基本功能，具体使用以及下载方式的话就自行百度吧，嘻。

插件1：Zotero Connector。这个好像在安装软件的时候浏览器（我用的是Edge浏览器）就会提示你顺手安装它了，不要犹豫，直接安装。它可以帮助你自动识别网站中可下载的题录信息，点一下右上角图标即可自动将题录导入软件，这样原来的下载题录-导入题录两个步骤就简化为一个步骤了。

（说明：少数网站还是不支持直接导入的，需要你自己下载题录信息，不过大多数都支持）（还有个说明：这个插件除了会从文献检索网站识别题录信息以外，在其他网站也可以识别一些东西导入你的Zotero，可以试试）

插件2：Sci-Hub Plugin for Zotero。又是一个神器，当你导入新的题录后，这个插件可以根据题录中的doi到scihub上自动帮你下好pdf并添加为附件。这下好了，原来的题录导入就从四个步骤（下载题录-下载pdf-题录导入软件-添加pdf附件）缩减为一个步骤了，点一点右上角的自动导入，导入完自动帮你下好pdf，简直完美。